Administração e Manutenção de Equipamentos Hospitalares - 09

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[size=42]Passo a passo para implementação
de um setor de Manutenção em
uma EAS[/size]

Nesse processo de implementação do setor de Manutenção existem diversas etapas a serem seguidas como realização do inventário, elaboração da proposta de implantação ou atualização, plano de controle da manutenção e muito mais. Fique com a gente para entender mais sobre cada uma dessas etapas.





Vários fatores são levados em consideração quando uma EAS decide internalizar parcialmente ou totalmente os serviços de Manutenção da instituição:

[list="box-sizing: border-box; padding-right: 0px; padding-left: 1.6rem; margin-right: 0px; margin-bottom: 1.6rem; margin-left: 0px;"]
[*]Tamanho do parque tecnológico
[*]Complexidade dos equipamentos
[*]Mão de obra qualificada para os serviços
[*]Orçamento para as várias etapas do projeto
[/list]

Nessa seção vamos considerar um hospital de tamanho e complexidade média.
A partir de agora vamos falar os principais passos, de maneira resumida, para a validação e implementação de um setor de Manutenção de Equipamentos médicos dentro de uma EAS.

Inventário + precificação do parque tecnológico

É natural que ao se ter uma ideia ou projeto novo em mente, haja o desejo de colocá-lo em prática o quanto antes. Mas existem algumas etapas anteriores fundamentais para o sucesso.
Nesse caso é conhecer o que a instituição tem em mãos, ou seja, realizar o inventário de todo parque tecnológico bem como sua precificação.
A precificação pode ser feita de diversas maneiras, sempre lembrando de calcular a depreciação dos equipamentos que ocorre ao longo dos anos.
Com os números exatos em mãos, bem como com informações relevantes sobre os equipamentos, será possível apresentar uma proposta mais assertiva para o setor de manutenção.
Algumas informações que podem ser levantadas:

• Tempo de uso do equipamento
  
• Quem é o setor/funcionário/empresa responsável pelas últimas manutenções do equipamentos
  
• Qual tempo médio de reparo (MTTR) do equipamento?
  
• Qual o tempo médio entre falhas (MTBF) do equipamento?
  

DICA IMPORTANTE: caso a instituição não tenha nenhum sistema de identificação para os equipamentos, essa é uma excelente oportunidade para implementar um. Através desse sistema, que pode ser, por exemplo, através de um código de identificação ou, melhor ainda, através de um sistema QR Code, é possível garantir a rastreabilidade do equipamento e dos serviços atrelados a ele.

Proposta de implementação

Após realizar os levantamentos do passo anterior é a hora de elaborar a proposta de implementação.
Aqui deve-se estar atento a diversos aspectos e principalmente entender que não existe uma receita de bolo. Cada EAS apresenta pontos fortes e fracos bem como urgências muito específicas.
Algumas perguntas que devem ser respondidas:

• Toda a Manutenção será realizada internamente ou algumas continuarão a serem feitas por empresas terceiras?
  
• Quantos técnicos serão necessários?
  
• Os colaboradores estão preparados ou precisam ser treinados previamente?
  
• Quais as dimensões físicas do setor?
  
• Quais equipamentos de suporte já existem? Quais devem ser comprados?
  
• Quais os custos fixos e variáveis envolvidos no setor?
  

É papel do responsável pela proposta de implementação mostrar que o setor de Manutenção não é um centro de custo mas sim de lucro para a EAS. Só assim a administração perceberá o valor do setor e quanto ele é importante para a saúde financeira da instituição.

Gestão das atividades de Manutenção

O setor de Manutenção é responsável não apenas pela manutenção propriamente dita mas também por outras atividades:

• Suporte ativo na aquisição dos equipamentos, participando da especificação, escolha dos fornecedores e instalação dos mesmos.
  
• Documentar todas as informações referentes ao serviço realizado em uma Ordem de Serviço (O.S).  Com essas informações será possível gerar relatórios para entender como anda a evolução do setor. Por exemplo: produtividade dos técnicos, SLA de cada serviço, valor da hora técnico e muito mais.
  

A realidade da maioria das EAS do Brasil é realizar a Gestão das atividades de Manutenção em papel. Vários são os prejuízos de realizar essa prática mas vamos ter uma seção falando exatamente sobre isso!
Agora é hora de discutirmos sobre a rotina das Manutenções.

Rotina das Manutenções

Ter processos bem definidos é diferente de ter processos enrijecidos. A verdade é que, sem uma descrição detalhada do que é necessário para uma atividade ser realizada, as pessoas se perdem facilmente.
É por esse motivo que a criação de um Procedimento Operacional Padrão (POP) é fundamental para eliminar falhas durante o processo de manutenção.

• Para o caso das Manutenções Corretivas (MC) deve-se ter bem definido, entre outros detalhes: qual canal de comunicação entre o solicitante e o setor de Manutenção, tempo de resposta e entrega do serviço por tipo de equipamento, responsável pela execução, disponibilidade de peças e como será avaliado o serviço.
  
• Já para o caso das Manutenções Preventivas (MP) dentre as principais etapas, podemos destacar: priorização das manutenções de acordo com determinado critério (criticidade ou sujeitos a fiscalização em datas específicas, por exemplo); frequência de MP por equipamento; e qual o checklist de atividades para ter documentado tudo que deve ser verificado.
  

Aquisição de equipamentos

Outro ponto importante da gestão dos equipamentos em que há participação ativa da equipe de Manutenção é na sua aquisição.
Após a equipe do hospital identificar a necessidade de troca ou compra de um novo equipamento, alguns passos são necessários. Podemos destacar:

• Levantar as especificações de acordo com a demanda
  
• Buscar pelos fornecedores que atendem os requisitos
  
• Avaliar a infraestrutura da EAS para receber e instalar o equipamento
  

Após aprovar os passos citados a equipe de Manutenção deve coordenar o recebimento e instalação do equipamento bem como realizar os testes necessários de acordo com o equipamento.
Vale lembrar que, em paralelo, a equipe deve ser treinada para realizar as manutenções caso seja uma tecnologia nova.

Gestão de serviços externos

Outro papel que cabe ao setor de Manutenção, mais especificamente ao seu líder, é a gestão de serviços externos.
Mas o que seriam esses serviços externos?
Como dito anteriormente, muitas vezes empresas terceirizadas de Manutenção e Engenharia Clínica são necessárias para suprir algumas demandas, seja pela quantidade ou por capacidade da equipe. Alguns exemplos:

• Manutenção de um grupo específico de equipamentos, como os de imagem
  
• Calibração dos equipamentos médicos
  
• Fornecedor de peças
  
• Serviço de qualificação térmica
  

Cabe, portanto, ao líder do setor realizar a seleção dos melhores fornecedores e fazer a gestão desses contratos, garantindo a entrega de um serviço com a qualidade acordada e dentro do tempo de atendimento estabelecido.

Concluindo ...

Todo esse processo de implementação ou adequação só faz sentido caso seja financeiramente vantajoso. Segundo a literatura (Bronzino), os custos da Manutenção devem estar na faixa de 5% e 9% do valor total do parque tecnológico.
Portanto, provar com números concretos a eficiência do setor é fundamental para ter a adesão da administração da instituição.
Quer se aprofundar em casa uma das etapas?
Esse conteúdo tem como referência o manual “Gerenciamento de Manutenção em Equipamentos Hospitalares”. Nele você encontra datalhes de como colocar em prática a implementação do setor Manutenção em uma EAS. Vale a pena conferir!
att.